5W2H: Memahami Persoalan Sebelum Solusi
at 4/30/2012 • 5W2H, Creative Process, problem solving, Teori • View Comments
 |
| Image courtesy of ufachildren.ru |
Pekerjaan desainer, adalah memecahkan masalah. Tetapi apa yang terjadi kalau desainer tidak paham masalahnya apa? Lalu bagaimana memahami persoalan dengan tepat, tidak bias, dan mempertimbangkan selengkap mungkin aspek yang perlu diperhatikan?
Banyak tools atau cara untuk mencoba memetakan masalah dengan mudah. Salah satunya adalah metode 5W2H, yang sering digunakan oleh wartawan dalam tugas jurnalismenya. Biasanya lebih dikenal dengan 5W1H, tetapi ditambahkan 1H lagi untuk memetakan jumlah atau volumenya.
Menurut penjelasan di buku The Quality Toolbox, oleh Nancy R. Tague, 5W2H memang perluasan dari konsep 5W1H. Ia mendeskripsikan metode atau pendekatan ini sebagai metode untuk mengajukan pertanyaan terhadap proses atau sebuah persoalan. Struktur pertanyaannya memaksa pelaku mempertimbangkan semua aspek yang mungkin berkaita dengan persoalan yang sedang dihadapi.
Metode ini biasanya digunakan untuk menganalisa sebuah proses atau upaya dalam peningkatan peluang, atau ketika suatu masalah telah teridentifikasi, tetapi butuh pemahaman lebih lanjut. Tetapi dengan modifikasi tertentu, metode ini bisa digunakan untuk merencanakan sebuah proyek atau langkah-langkah dalam perencanaannya.
Metode ini juga bisa berguna untuk mengkaji ulang proyek yang telah dilaksanakan, bahkan bisa membantu dalam menulis laporan, presentasi, atau sekedar menulis artikel.
Prosedur penggunaannya cukup mudah. Ada 4 langkah yang direkomendasikan Nancy R. Tague dalam bukunya tersebut:
- Kaji ulang situasi yang dihadapi dalam sebuah penelitian/penggalian data. Pastikan Anda telah memahami semua unsur dalam 5W2H;
- Kembangkan pertanyaan yang relevan untuk setiap unsur dalam 5W2H. Urutannya tidak terlalu penting;
- Jawablah setiap pertanyaan yang sudah dikembangkan tersebut. Jika ada pertanyaan yang tak dapat dijawab, artinya datanya masih kurang. Cara strategi untuk menggalinya ulang data;
- Tergantung situasi dan penggunaa metode ini, lanjutkan dengan:
- jika dalam konteks perencanaan, kembangkan jawaban menjadi strategi perencanaan;
- jika dalam konteks analisa proses/proyek, gunakan jawaban dan pertanyaan tersebut untuk penggalian lebih lanjut;
- jika dalam konteks mengidentifikasi persoalan, jawaban dan pertanyaan bisa membantu untuk analisa sumber masalah;
- jika dalam konteks mengkaji-ulang proyek yang sudah berjalan, gunakan pertanyaan dan jawaban untuk memodifikasi, mengembangkan, atau menstandarisasi perubahan;
- jika dalam konteks mempersiapkan tulisan atau presentasi, gunakan jawaban-jawaban sebagai isi dari tulisan dan presentasi Anda.
Berikut ini adalah contoh dari buku Nancy R. Tague, The Quality Toolbox (hal 253):
Apa yang bisa dihasilkan dari metode ini? Tergantung pada konteks penggunaannya. Seperti yang telah dijelaskan di atas, dalam konteks perencanaan, metode ini bisa menghasilkan solusi berupa langkah-langkah apa yang akan diambil dalam perencanaan. Sedangkan dalam konteks mengkaji-ilang (reviewing), metode ini bermandaat untuk mengevaluasi dan mendapatkan umpan balik untuk ditindaklanjuti.
Pertimbangan lebih lanjut dalam menggunakan metode ini:
- Pertanyaan pada tabel di atas hanyalah contoh saja. Pada kolom ketiga, ada pertanyaan untuk tindak lanjut. Ini hanya digunakan jika memang konteksnya sesuai dengan situasi yang Anda hadapi.
- Metode ini pada dasarnya merupakan alat untuk mendaftarkan informasi yang sudah kita miliki. Pertanyaan intinya hanya terdiri dari satu-dua kata, sehingga Anda harus kembangkan pertanyaan detilnya sesuai kebutuhan.
- Pertanyaan How much atau how many bisa disesuaikan untuk konteks permasalahan. Jawabannya bisa berupa volume, biaya, waktu, atau sumberdaya lain yang relevan.
Implementasinya dalam pemeriksaan proses
Jika akan digunakan dalam pemeriksaan proses sebuah proyek, metode ini bisa bermanfaat dengan memodifikasi pertanyaannya seperti contoh di bawah ini (Strategi Six Sigma, oleh Anang Hidayat halaman 360):
Implementasinya dalam Analisa Masalah & Khalayak
Dalam konteks menganalisa permasalahan sebuah kampanye sosial, modifikasi pertanyaannya bisa dibuat seperti contoh berikut:
- What. Apa masalah yang akan dikampanyekan? Dalam kampanye, definisikan masalah utama dari kampanye yang ingin dilakukan. Biasanya, bagian ini didefinisikan oleh klien, dalam konteks pengerjaan proyek dengan pihak lain. Misalnya: Penularan Diare pada Anak. Definisi operasional dari permasalahan ini bisa dijelaskan secara ringkas.
- Who. Siapa target kampanye? Pihak yang dimaksud adalah target audience kampanye, target market, baik yang primer maupun sekunder. Misalnya dalam kasus Diare ini; Anak-anak, orang tua, dan guru. Target marketnya adalah anak-anak di sekolah dasar. Data lebih detil mengenai anak-anak ini bisa disajikan (terkait demografi, geografi, dan/atau psikografi).
- Why. Mengapa target harus mengadopsi perilaku yang dikampanyekan? Bagian ini menjelaskan argumen, mengapa ia menjadi target utama kampanye. Misalnya berdasarkan contoh di atas: Diare menjadi salah satu penyebab kematian tertinggi pada usia anak. Diare menular pada anak karena pada umumnya mereka tidak melakukan cuci tangan sebelum makan, sesudah BAK dan BAB. Data sekunder dan primer bisa disajikan untuk mendukung argumen ini.
- When. Kapan permasalahan itu biasanya terjadi? Waktu yang krusial dalam mendukung terjadinya perilaku yang dipermasalahkan. Bagian ini berdasarkan berbagai penelitian sebelumnya, atau perilaku ideal yang disarankan oleh para ahli. Dalam contoh di atas, penularan terjadi saat makan/memasukkan sesuatu ke dalam mulut. Data detil mengenai proses terjadinya penularan bisa disajikan, beserta sumber yang kredibel/valid.
- Where. Dimana permasalahan itu terjadi? Mengacu pada konteks permasalahan yang bisanya berupa perilaku, membutuhkan penjelasan yang detil kapan biasanya terjadi. Dalam contoh kasus ini, penularan Diare bisa terjadi dimana saja, saat jajan di pinggir jalan, makan di rumah, atau di warung. Intinya lokasi yang memungkinkan anak makan/memasukkan sesuatu ke dalam mulut.
- How. Bagaimana proses terjadinya permasalahan tersebut? Permasalahan yang akan diatasi, harus dapat didefinisikan prosesnya, agar dapat dicarikan/ditemukan solusinya. Semakin rumit perilaku yang disarankan, semakin besar tantangan kampanyenya. Dalam contoh ini, penularan yang paling sering terjadi adalah saat tangan tidak dicuci, kemudian anak memegang makanan, maka kuman/bakteri terbawa ke dalam mulut hingga masuk ke perut. Kuman ini utamanya datang dari kotoran manusia, yang bisa mencemari udara, atau tangan ketika BAB/BAK. Kuman/bakteri inilah yang menyebabkan Diare, dan bisa berakibar kematian pada anak. Informasi tentang proses terjadinya permasalahan ini harus sudah tersedia, baik dari referensi maupun wawancara dengan para ahli.
- How much. Berapa banyak korban selama ini? Seberapa besar/genting masalahnya? Bagian ini bisa menjadi argumen mengenai urgensi dari topik kampanye. Isinya bisa berupa frekuensi, jumlah, alat, waktu, atau biaya yang menjadi kerugian atas terjadinya peristiwa. Berdasarkan contoh di atas, penularan Diare menyebabkan kematian pada anak berusia 5-12 tahun, dan menjadi penyebab kematian kedua tertinggi di Indonesia setelah ISPA. Data detil mengenai jumlahnya seharusnya bisa disajikan, berdasarkan data-data sekunder yang digali dari berbagai sumber yang valid.
Pada contoh di atas, yang dieksplorasi adalah topik yang diangkat dalam kampanye. Ini tidak menjawab bagaimana kampanye akan dilakukan, tetapi lebih pada tahap Analisa Masalah, Situasi & Khalayak untuk melakukan perencanaan kampanye. Solusi dalam bentuk rencana kampanye, baru dilakukan setelah data-data ini dikumpulkan dan dianalisa.
Untuk merencanakan kampanye, perlu mendayagunakan metodologi yang lebih tepat. Metode 5W2H ini hanya sebagian kecil dari metodologi kampanye melalui komunikasi. Dengan memahami dulu berbagai aspek permasalahannya, maka desainer sudah berada pada tahap awal menuju penentuan rencana kampanye yang diharapkan dapat menjadi solusinya.
Tahapan selanjutnya yang dapat dilakukan adalah, merumuskan tujuan kampanye, dan pengembangan media kampanye. Jika memungkinkan, harus melakukan ujicoba dan evaluasi dampak kampanye. Secara umum, metodologinya dapat menggunakan strategi komunikasi versi Laurie J. Wilson & Joseph D. Ogden , dalam "Strategic Communications Planning: For Effective Public Relations and Marketing”, Iowa: Kendall/Hunt Publishing Company, 2008.
Metode 5W2H baru membantu menjawab langkah 1-3 dalam strategi komunikasi kampanye versi Laurie dan Joseph, seperti yang tergambar dalam skema berikut ini:
